- Tietosuojaseloste -
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
ARS FENNICA -säätiön tietosuojaseloste käsittelee säätiön ylläpitämiä rekistereitä, joita ovat palkintoehdokkaiden ja asiantuntijoiden rekisterit, yhteystietorekisteri sekä tilaisuuksien osallistujaluettelot.
Rekisterinpitäjä
Henna ja Pertti Niemistön Kuvataidesäätiö -ARS FENNICA sr
Yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Camilla Granbacka
info@arsfennica.fi
+358 44 308 7931
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Palkintoehdokkaiden ja asiantuntijoiden rekisteri
Palkintoehdokkaiden ja asiantuntijoiden raportointia sekä kulukorvauksien ja palkintojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten, ilmoitusten tekemistä varten viranomaisille sekä tilastointia ja tutkimusta varten. - Yhteystietorekisteri
Säätiön toiminnasta, palkinnoista ja palkintoehdokkuuksista informoimista varten, sidosryhmien kanssa yhteydenpitoa varten. - Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tapahtumien järjestämistä ja osallistujien verkostoitumista varten. Tietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu. Henkilötietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
Rekistereiden tietosisältö
- Palkintoehdokkaiden ja asiantuntijoiden rekisteri
Perustiedot (kuten nimi, yhteystiedot, syntymäaika / henkilötunnus / y-tunnus / pankkitilinumero) sekä esittely- ja biografia-aineisto.
- Yhteystietorekisteri
Henkilön nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, kieli, joissakin tapauksissa myös postiosoite, puhelinnumero ja Internet-sivun osoite.
- Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Henkilön nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, kieli, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero.
Säännönmukaiset tietolähteet
- Ars Fennica palkintoehdokkaiden ja asiantuntijoiden rekisteri
Tiedot saadaan palkintoehdokkailta sekä asiantuntijoilta ja aiempien palkinnonjakojen osalta säätiön arkistosta. - Yhteystietorekisteri
Säätiön palkinnonsaajat ja asiantuntijat lisätään rekisteriin. Säätiö myös lisää itse rekisteriin henkilöitä säätiön toiminnan piiriin kuuluvista sidosryhmistä, joita haluaa informoida säätiön palkinnonjaoista ja toiminnasta. Tiedot saadaan henkilöltä itseltään esimerkiksi tapaamisten yhteydessä, käyntikorteista ja sähköpostiviestinnästä. Lisäksi tietoja voidaan saada lehdistä, julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista Internet-lähteistä, ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ja vastaavista rekistereistä ja lähteistä, kollegoilta sekä toimialaan liittyvissä tapaamisissa. - Tilaisuuksien osallistujaluettelot
Tiedot saadaan tilaisuuteen osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.
Henkilötietojen käsittelyperiaatteet
Henkilötietoja kerätään vain Ars Fennican toiminnan kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja niitä vastaavasti käytetään vain Ars Fennican toiminnan kannalta tarpeellisiin ja lainmukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen keräämisestä tiedotetaan rekisteröityjä asetuksen edellyttämällä tavalla.
Ars Fennica voi luovuttaa henkilötietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Palkintoehdokkaan, asiantuntijan, ja yhteistyökumppanin tietoja voidaan luovuttaa seuraaviin ryhmiin kuuluville tahoille:
- Sivuston ja palveluidemme toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille.
- Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki, säätiön etu tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu niin vaatii.
- Yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin. Ars Fennican yhteistyökumppanilla tarkoitetaan sopimuskumppaneita, sidosryhmiä ja muita kulttuurialan toimijoita, joiden kanssa tehdään tai pyritään tekemään yhteistyötä.
Tilaisuuksien osallistujaluetteloita voidaan luovuttaa palveluiden toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille sekä yhteistyötahoille.
Säätiö pyrkii oma-aloitteisesti pitämään hallussaan olevat henkilötiedot ajantasaisina ja poistaa henkilötiedot kohtuullisessa ajassa sen jälkeen, kun niiden käsittelylle ei enää ole olemassa EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen pohjautuvaa oikeutusta tai käsittelyperustetta, kuten lakiin perustuvaa velvoitetta, rekisteröidyn suostumusta, rekisterinpitäjän oikeutettua etua tai sopimusta.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Rekisteröity voi myös osoittaa tarkastuspyynnön säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tai oikaisemaan virheelliset tiedot. Lisäksi hänellä on oikeus rajoittaa ja vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä.
Laatimispäivämäärä: 24.10.2018
